Tips: Pengurusan Masa di Pejabat

Thursday, August 29, 2013
time-management

Setiap daripada kita yang mempunyai kerja hakiki terutamanya di pejabat akan terkejar melakukan dimana pada penghujung hari tiada apa pun yang dapat diselesaikan. Bunyinya seperti biasa berlaku bukan?
Disini akan disenaraikan bagaimana mengatur masa kerja anda untuk lebih produktif agar anda dapat menikmati hidup secara berkesan.

Kenali Perkara Penting & Utama (Important & Urgent)

Dipersekitaran yang penuh mencabar, menjeniskan tugasan “Penting” dan “Biasa” tidak bermakna kerana hampir semua tugasan adalah penting. Oleh itu kita perlu penambahan jenis pada tugasan yang ada.

Jadual dibawah disertakan bersama maklumat dengan format;

Tarikh Akhir / Kemaskini Setiap

Jenis Biasa Utama
Biasa 7 hari/8 jam 7 hari/ 4 jam
Penting 4 hari/4 jam 4 hari/2 jam

Sekiranya tarikh akhir tugasan telah menjadi 4 hari, maka jenisnya akan bertukar kepada “Penting”.

Nota: Jenis utama diberikan jika bos/pelanggan anda memberikan tekanan/perhatian lebih pada tugasan tersebut.

Selesaikan Seberapa Banyak Tugasan Diawal Pagi Dengan Perkara “Utama” Didahului, 2 jam

Banyak daripada kita gemar untuk melakukan perkara yang tidak berkaitan diawal waktu pejabat seperti membaca akhbar, menyemak email peribadi, membaca forum atas talian, melayar rangkaian sosial dan lain-lain. Dan seringkali juga kita akan “terbabas” kerana terlalu asyik melakukannya sehingga waktu rehat tengahari.

Oleh itu adalah penting bagi anda untuk selesaikan seberapa banyak tugasan di awal waktu pejabat untuk mendapat ketenangan sehingga anda pulang ke rumah. Paling tidak pun, jika sesuatu berlaku diwaktu petang anda sudah pun selesaikan tugasan yang bermakna diawal pagi tadi.

Peruntukkan Masa Bagi “Bebas Gangguan” (Interruption-Free), 1 jam

Gangguan dari rakan sekerja, panggilan telefon atau khidmat pesanan segera/pendek (IM/SMS) adalah antara perkara yang sering mengalih tumpuan anda dipejabat. Dan akhirnya tugasan yang sedang anda lakukan tadi akan terbiar begitu sahaja. Anda juga perlu mewar-warkan waktu “Bebas Gangguan” kepada rakan pejabat anda, mungkin melalui pengumuman selepas mesyuarat atau mencatitkannya pada tandatangan email anda.

Peruntukkan Masa Bagi Menulis Senarai, 15 minit

Pada jam terakhir waktu pejabat anda, luangkan masa untuk membuat senarai tugasan yang “Perlu Susulan”, “Penting”, “Utama” dan “Biasa” untuk dikerjakan pada esok hari.

Siapkan Kerja Mudah

Seringkali kita memberi perhatian kepada satu tugasan “Penting” yang memakan masa yang lama, dan mengabaikan beberapa tugasan “Biasa” yang mungkin hanya mengambil masa 20 minit. Akhirnya tugasan yang sangat “Biasa” ini akan menghuru-harakan hidup anda apabila ia menjadi “Penting & Utama” kelak.